11 nõuannet värskele OpenOffice.org kasutajale

Ajakirjas "Linux Journal" ilmunud Bruce Byfieldi artikli järgi tõlkinud ning kohandanud Ain Vagula.

Ainuüksi rääkimine vabast tarkvarast ei too veel kasutajaid vaba tarkvara juurde. Mitte et inimestele ei meeldiks mõte tarkvarast, mida tohib vabalt endale arvutisse laadida või mille arendamise juures saab sõna sekka öelda – miks ei peakski see meeldima? Praktika näitab, et ainuüksi "ustavusest" vaba tarkvara ideele ei piisa veel OpenOffice.org kontoripaketi probleemideta kasutuselevõtuks igapäevases töös.

Järgnevas kirjatükis on toodud mõned nõuanded neile, kes plaanivad üle minna OpenOffice'ile. Ka kõige avatuma mõttelaadiga inimesel on tavaliselt teatud eelarvamused, mis vajavad ületamist. Ja ka neile jätkub veel omandamata teadmisi ning proovimata võimalusi. Proovimiseks ja otsustamiseks, kas OpenOffice rahuldab kõiki esitatavaid nõudmisi, tuleb loomulikult võtta aega. Juhul, kui sul puudub uudishimu ja tahe omandada midagi uut, siis ei aita sind ka käesolev artikkel. Kui aga need on olemas, siis püüab see kirjutis olla abiks pealiskaudsete ja väärate otsuste vältimisel, samuti sujuvamal üleminekul seni kasutatud tarkvaralt OpenOffice'ile.

Ära eelda, et sinule vajalik võimalus puudub

Inimesed ütlevad tihti: "Ma kasutaksin hea meelega OpenOffice'it, aga...", ja nimetavad mõne funktsiooni, ilma milleta nad ei saa oma tööd teha. Nad on heitnud OpenOffice'i aknale ühe pilgu ja neile on tundunud, et seda funktsiooni pole. Kui seejärel öelda, kus nimetatud funktsioon asub, siis tekib piinlik vaikus või üritatakse vestlust mujale juhtida.

Vahel harva on selline nördimus tõesti siiras, kuid enamasti on tegu lihtsalt vabanduse otsimisega. Teisisõnu, inimestes on juurdunud arvamus, et vabavaraline programm on alati viletsam oma kommertslikest ekvivalentidest. Kui pealiskaudne funktsionaalsuse otsimine ei anna koheselt soovitud tulemust, siis selline arvamus süveneb.

Kui selline eelarvamus olekski mõnel juhul tõene, siis kindlasti mitte OpenOffice'i puhul. Usutavasti võivad sama väita ka Apache'i, GIMP'i, Mozilla ja paljude teiste programmide kasutajad. Ehkki praegu on OpenOffice'i versiooninumbriks 1.1, on tema eelkäijal StarOffice'il selja taga palju pikem ajalugu. Esimene StarOffice'i osa – DOS'is töötav tekstiredaktor – lasti välja 1985. aastal. Kahe aastakümne pikkune arendustegevus kajastub ka OpenOffice'i lähtekoodi kvaliteedis.

Kindlasti omavad teised programmid funktsioone, mis OpenOffice'il puuduvad – näiteks MS Wordi grammatika töövahend, WordPerfecti reveal codes, FrameMakeri master pages. Samas on OpenOffice'il funktsioone, mis puuduvad teistel sarnastel rakendustel.

Lühidalt, OpenOffice'i pakutavatele võimalustele ei ole vaja läheneda pessimistliku häälestatusega. Targem on oletada, et vajalik töövahend peitub kuskil menüüdes. See ei pruugi olla täpselt samasugune, nagu oled harjunud teiste programmide puhul, näiteks OpenOffice.org Writeri liigendusfunktsioon töötab teistmoodi kui MS Wordi oma, kuid olemas ta on ja mõningase tutvumise järel ei valmista temaga töötamine enam raskusi.

Ära arva, et otsitav võimalus on samas kohas, kus ta asub teistes programmides

Ei ole kahtlust, et OpenOffice'i kasutajaliides sarnaneb MS Office'i omaga. Üldine menüüde struktuur on sarnane, kohati identne, näiteks käskude Eelistused ja Häälestus segadusseajav paiknemine samas menüüs.

Selline sarnasus kergendab üleminekut OpenOffice'ile, kuid samas võib tekitada ka segadust. Kohati on OpenOffice'i menüüstruktuur "puhtam" ja ratsionaalsem kui MS Office'i oma. Näiteks ei moodusta Tabelid eraldi OpenOffice'i peamenüüd, vaid nad paiknevad menüüs Lisamine. Samuti võivad sarnased funktsioonid omada erinevates programmides erinevaid nimesid, näiteks MS Wordi käsule Autosummary vastab OpenOffice'i käsk AutoAbstract.

Lühidalt, OpenOffice on segu harjumuspärasest ja uuest. Õnneks on põhifunktsioonid harilikult samades kohtades, seetõttu ei põhjusta nad vähemate oskustega kasutajate hulgas erilist paanikat. Kõrgema oskuste tasemega kasutajalt ootab OpenOffice suuremat paindlikkust. Kui otsitav töövahend ei ole harjunud kohas, siis tuleb mõelda loogiliselt, kus ta võiks olla või mis võiks olla tema muu nimi. Kui kujutlusvõimest ei piisa, siis tuleks uurida Abi seda peatükki, kus on toodud käskude võrdlused MS Office'i vastavate käskudega, detailsemaid juhiseid võib leida ka OpenOffice.org veebilehelt. Üldjuhul peaksid sa otsitava funktsiooni leidma.

Ära arva, et sa vajad õpetamist

Ehkki esialgu võib mõnede töövahendite paiknemine tekitada teatud segadust, ei tohiks seniste kogemuste põhjal üleminekuperiood OpenOffice'iga normaalse tootlikkuse saavutamiseni ületada nädalat. Tavakasutajate üleminek peaks olema kõige kergem, kuna nemad kasutavad tekstitöötlust kui kirjutusmasina aseainet. Kui nad tahavad teha kaldkirja, siis nad ei kasuta stiili "Rõhutus" vaid teevad teksti aktiivseks ning klõpsavad tööriistariba nupule [i]. Kui nad otsustavad, et parem oleks siiski olnud rõhutamiseks kasutada rasvast kirja, siis kerivad nad läbi kogu mitmesajaleheküljelise dokumendi ja muudavad iga kaldkirjas oleva sõna teksti rasvaseks.

Sellised meetodid pole muidugi õigustatud ei OpenOffice'i ega ühegi teise tekstitöötlusprogrammi kasutamisel. Samas aga kasutavad niimoodi töötavad inimesed ainult kaduvväikest osa pakutavatest vahenditest ja need vahendid asuvad üldiselt ka kohtades, kust kasutaja mõistab neid otsida. Lõikude ja üksikute tähtede omadusi saab muuta näiteks menüüs Vorming või tööriistaribal asuvate käskude abil, õigekirja kontrollimise vahendid asuvad menüüs Tööriistad jne.. Üleminek OpenOffice'ile võib samas olla ideaalseks võimaluseks õpetada töötajatele tekstitöötlusprogrammide efektiivsemat kasutamist, häirimata peaaegu üldse asutuse normaalset tööd.

Keerulisemat tööd tegevatel kasutajatel võib üleminek võtta mõne päeva kauem. Aga samuti, nagu keelerühmast ühe keele tundmine on tugevaks aluseks teise sama rühma keele omandamisele, aitab ka ühe tekstitöötlusprogrammi tundmine oskuslikumal kasutajal õppida töötama teise samasuguse rakendusega. Sellised kasutajad teavad reeglina, mida nad tahavad ja nad oskavad seda ka iseseisvalt otsida. Seega võib öelda, et oskuskasutajad ei vaja samuti erikoolitust, nad koolitavad ise ennast.

Ära raja oma failivahetuse korraldust impordi- ja ekspordifiltritele

Esimesel pilgul võib tunduda, et OpenOffice on ideaalne vahend dokumentide vahetamiseks teiste kontoritarkvara pakettidega. Salvestamisel saab valida mitmeid MS Office failiformaate, olemas on ka võimalus paljude dokumentide korraga teisendamiseks (Fail – Autopiloot – Dokumendi teisendaja). Veelgi enam, dialoogi Tööriistad – Eelistused abil saab määrata, et OpenOffice salvestaks dokumendid vaikimisi MS Office vormingusse ja säilitaks ka need VB skriptid, mida ta ise ei saa kasutada. Mida võiks veel soovida? Esiteks, hobuse kannatust. Teiseks, tohutut hulka vaba aega.

Tegelikult ei sisalda mitte ükski kontoritarkvara pakett mitte ühtegi täiesti usaldatavat dokumentide importimise või eksportimise filtrit. Tõenäoliselt ei hakka ka kunagi sisaldama. Kui kihla vedada, siis võiks enne panna oma panuse sellele, et omavahel ühilduvad saavad olema OpenOffice'i, Koffice ja/või GNOME Office'i failide formaadid. Need on kõik avatud formaadid, seetõttu oleks vähemalt arenduseks kuluv aeg lühem. Kuid lähemas tulevikus võivad ka avatud lähtekoodiga failivormingute filtrid olla pigem probleemide allikaks reaalses töös.

Miks? Esiteks, filtrite kirjutamine on nüri ja kuulsusetu tegevus. Kommertsettevõtete jaoks on perfektse filtri tegemine liiga kallis – lisandub ka veel tõsiasi, et tegelikult nad ei soovigi, et rivaali toodangut kasutatakse. Vaba tarkvara arendajate jaoks on aga alati olemas palju huvitavamaid projekte, kui mingite filtrite kirjutamine. Muide, arendajad ise tavaliselt filtreid ei vaja, seega ei oma nad ka selget arusaama nende vajadusest.

Suuremas osas on filtrid vajalikud just proprietaarsete formaatide jaoks. See tähendab, et arendajad peavad tegelema formaatide pöördprojekteerimisega, mis on keeruline, aeganõudev ja mõnikord ka juriidiliselt riskantne ettevõtmine. Eriti keeruline on MS Office filtrite loomine, kuna formaat muutub sageli ja ei ole pahatihti ühilduv ka iseenda vanemate versioonidega.

Olgu öeldud, et OpenOffice'i kasutatav XML-vorming kergendab filtrite tegemist ja OpenOffice'i filtrid MS Office dokumentide jaoks on ühed parimatest. Paraku on ka need kaugel täiuslikkusest ja kasutajad, kes rajavad oma andmevahetuse filtritele, peavad arvestama, et neil tuleb suure tõenäosusega aegajalt dokumente käsitsi ümber vormindada.

Kui sa pead kasutama OpenOffice'it pralleelselt koos mõne teise kontoritarkvara paketiga, siis katsu üldkasutatavate ja kollektiivselt muudetavate failide valikut piirata, piirdudes ainult lühikeste ja lihtsalt vormindatud dokumentidega. OpenOffice'i Abis on peatükk "Microsoft Office'i dokumentide teisendamine", kus on toodud loetelu elementidest, millest tuleks vahetatavate failide puhul hoiduda. Elementide puhul, mida kasutatakse, saab kõige parema tulemuse, kui vormindamiseks kasutada ainult stiile ning tagada, et kõik programmid omavad juurdepääsu samadele fontidele. Kuid ka siis võib juhtuda äpardusi, mis ei piirdu ainult loenditäppide moonutamisega. Mõistlik oleks probleemideta töötavatest vormingutest koostada nimekiri ja kasutada ainult nimekirjas leiduvaid elemente.

Kui teiste programmide kasutajad ei pea saama sinu tehtud dokumente muuta, siis tuleks dokumendid saata neile PDF-failidena (Fail – Ekspordi PDF-ina). PDF-vorming on lähedane avatud standarditele ning see on praegu ainus filter, mida võib enam-vähem usaldada.

Parimaks lahenduseks dokumentide vahetamisel võib osutuda salvestamine HTML'i või lihtsustatud DocBook'i formaati. Mõlemad on vaadatavad kõikide uuemate brauseritega ja nende redigeerimiseks võib kasutada kasutada ka tavalist tekstiredaktorit, kui midagi muud pole käepärast. Loomulikult oleks kõige parem, kui OpenOffice'it hakkab kasutama terve asutus. Sel juhul tuleb probleemidega tegeleda ainult väljapoole asutust jagavate failide puhul, asutusesisene igapäevane töö on aga palju lihtsam.

Koosta omale nimekiri põhilistest funktsioonidest, mida sa kasutad, ja nende asukohtadest

Enne üleminekut OpenOffice'ile tee nimekiri põhilistest funktsioonidest, mida sina ja sinu kolleegid igapäevases töös kasutavad. Katsu hoida nimekirja pikkus 20 nimetuse piires. Uuri välja, kuidas on need tegevused teostatavad OpenOffice'iga, kirjuta iga tegevus eraldi kaardile ja jaga need kaardid kasutajatele. Kui inimesed saavad põhiliste funktsioonidega hakkama, võta ette järgmised, natuke vähem tavalised funktsioonid ja nii edasi. Mõne päeva pärast ei peaks enam keegi neid kaarte vajama.

Kasuta programmiga kaasas olevat Abi

OpenOffice'iga on kaasas täielik abisüsteem. Kui varasemates versioonides olid abifailid sageli puudulikud ja sisaldasid ristviiteid, mis ei viinud lahendusteni, siis alates versioonist 1.1 on Abi muutunud formaalsusest tõsiseltvõetavaks töövahendiks.

Tutvumise esimestel päevadel tuleks alla suruda loomupärane kärsitus ning jätta välja lülitamata Abimees, samuti võiks sisse lülitada Laiendatud nõuanded. Mõlemad pakuvad väikeste annustena kasulikku teavet. Ehkki algul on niisuguse teabe kildudest raske midagi süstemaatilist kokku panna, tasub pikemaajalisel kasutamisel see ennast kuhjaga ära ja on väga tõhusaks õppimismeetodiks.

Alusta tutvumist programmiga Autopilootide poolt pakutavate võimaluste tundmaõppimisest

Autopiloodid on nõustajad ehk "viisardid", mis aitavad kasutajal sättida paika põhiliste dokumentide ülesehituse. Võib juhtuda, et tulemus ei ole päris selline, nagu sa sooviksid, kuid see on kõige kiirem viis OpenOffice'iga töötamise alustamiseks. Autopiloodid asuvad menüükirje Fail – Autopiloot all. Võrdle Autopiloodi dialoogide valikuid lõpptulemusega – see aitab mõista, mida OpenOffice ja kontoritarkvara üldiselt suudavad pakkuda.

Õpi kasutama stiile

Kui sa kuulud nende inimeste hulka, kes vormindavad teksti käsitsi, siis tähista üleminekut OpenOffice'ile stiilide kasutamise selgeksõppimisega. Stiilid säästavad aega ükskõik millise tekstitoimeti kasutamisel, kuna nad võimaldavad sooritada vormingu muutmisi ainult üks kord ja rakendada neid seejärel kogu dokumendile. Stiilid on OpenOffice'i kasutamisel eriti olulised, kuna nad pakuvad lisaks lõikude ja tähemärkide vormindamise võimalustele ka funktsioone lehekülgede, paneelide ja loendite vormindamiseks. Stiilide valdamine suurendab märkimisväärselt töö efektiivsust ja vähendab esile kerkida võivate probleemide hulka.

Stiilide kasutamisel on põhiliseks töövahendiks Stilist – ujuv palett, mis avaneb käsuga Vorming – Stilist. Stilist on abiks nii uue teksti sisestamisel kui ka olemasoleva teksti stiilide muutmisel ning uute stiilide loomisel. Stiilide lehitsemisel saab kasutada erinevaid filtreid, mis kiirendavad vajaliku stiili leidmise protsessi.

Õpi kasutama Navigaatorit

Navigaator on ujuv palett nagu Stilistki. Ka Navigaatori põhiülesandeks on töö efektiivsuse suurendamine. Nagu nimigi ütleb, on üheks Navigaatori peamiseks funktsiooniks aidata liikuda dokumendi erinevate osade vahel. Tabelid, OLE-objektid – peaaegu kõikide dokumendi koostisosade juurde on võimalik Navigaatori abil hüpata. Elemendid on nummerdatud loomise järjekorras, kuid neile võib anda ka iseloomustavaid nimesid, mida Navigaator kuvab, muutes niimoodi vajaliku elemendi leidmise veelgi lihtsamaks.

Navigaatori nimest ei tohi end eksitada lasta – ta on tegelikult palju enam, kui lihtsalt dokumendi sisukord. Ava Pealkirjad – ja ta muutub liigendamise tööriistaks, võimaldades liigutada dokumendi osi ning muuta pealkirjade liigendustaset ainult hiirega lohistamise abil. Ava Põhidokument – ja ta muutub sisukorraks. Navigaatorit saab kasutada isegi meeldetuletuse lisamiseks tekstile.

Lühidalt – edaspidi veedad sa palju aega koos Navigaatoriga. Ning see on selline kogemus, milleks töö teiste kontoripakettiga pole sind ette valmistanud.

Muide, kui Navigaatori akna vaikimisi suurus tundub olevat liiga väike, siis teda saab hiirega külgedest haarates suuremaks venitada.

Otsi varjatud võimalusi

Iga programm sisaldab ootamatuid võimaluski või klahvide kiirkombinatsioone. Need pole just otseselt niinimetatud "lihavõttemunad", pigem raskesti leitavad ja Abis mainimata või põgusalt mainitud funktsioonid. Näiteks käsu Võta tagasi leiab iga kasutaja ruttu üles, aga selle avastamiseks, et vastava tööriistariba nupu pikemal vajutamisel saab valida tagasivõetavate tegevuste hulga, kulub teinekord tükk aega, eriti kui kasutaja on harjunud tööriistariba asemel töötama klaviatuuri ja menüüdega. Ja kas sa tead, et määratud teksti automaatseks lisamiseks lõigu ette iga kord, kui selle lõigu stiil valida, võib kasutada dialoogi Nummerdus ja täpid kaardil Sätted olevat välja Enne?

Sellised üllatused on head mitmes mõttes – nende avastamine annab juurde teadmisi, julgustab õppimist jätkama ning aitab igapäevast tööd lihtsustada. Nad on väärt otsimist.

Ja lõpuks - ära kiirusta otsuse tegemisega

Esimestel kordadel, kui sa OpenOffice'i käivitad, võib sinu mulje piirduda sellega, et tegu on uue asjaga, mis ei näe välja samasugune, mis on korraldatud teisiti ja milles mõned asjad töötavad teistmoodi kui sinu vanas kontoritöö paketis. Mõne inimese jaoks on uudsus piisavaks põhjuseks asi pooleli jätta.

Selle asemel, et kergekäeliselt hakata järeldusi tegema, on targem võtta natuke aega ja tutvuda OpenOffice'iga põhjalikumalt. Tuleb katsuda vabaneda tundest, et sa oled uudsete asjade laviini alla maetud ja püüda esmalt teha OpenOffice'iga neidsamu asju, mida sa pead niikuinii iga päev tegema. Enne 10-15 tundi rutiinset tööd ei maksaks püüdagi midagi otsustada. Seejärel tuleks järele mõelda ning vaagida OpenOffice'i kasuks või kahjuks töötavaid argumente. Kui sinu otsus on praegu eitav, siis proovi aasta või paari pärast uuesti mõnda uuemat versiooni, võib-olla on selleks ajaks lisandunud võimalusi, mis sobivad paremini sinu vajadustega. Kui sa oled oma töökohas juhtivas ametis, siis võiksid ühendust võtta OpenOffice'i meeskonnaga ning uurida, millised on sinu firma võimalused toetada sulle vajalike, kuid praegu puuduvate funktsioonide arendamist.

Kui sinu otsus on jaatav, siis - palju õnne! Sa oled ettevalmistustööga hästi hakkama saanud ja tegid targa valiku.

Artikkel kuulub OpenOffice.org Avaliku Dokumentatsiooni Litsentsi alla.